Energija vodenja: kako vodimo tudi takrat, kadar nismo uradno v vlogi vodje

Za izhodišče našega raziskovanja vzemimo vrednoto – sodelovanje. Sodelovanje je pomembna poslovna kompetenca. Podpora menedžmentu deluje kot pomembni prevodnik, skozi katerega se sodelovalna komunikacija širi od vodstva do zaposlenih in od vodstva do zunanjih strank in poslovnih partnerjev. Če se vprašamo, ali ima sodelovanje kakršne koli koristi v poslovnem svetu, hitro naštejemo, da to pripomore, da dosežemo veliko več kot skupina, kakor bi kot posameznik. Magičnost sodelovanja je v tem, da smo skupaj lahko del nečesa veliko večjega kot pa, ko delujemo kot posameznik.

Če je tako, se mi zdi zanimivo, da se, kot poslovni coach srečujem prav pogosto z izjavami zaposlenih, kot so, »pri nas ne znamo sodelovati« ali »vsak se drži bolj zase« in podobno. Kako sodelovati v družbi, ki je usmerjena v individualizem, polna turbulentnih sprememb ter nenehni izpostavljenosti najrazličnejšim konfliktnim izzivom?
Odgovor na vprašanje, kako obvladovati poslovno komunikacijo v tako opisani poslovni realnosti, lahko poiščemo v aktiviranju energije osebne naravnanosti in se naučimo, kako uporabljati lastno življenjsko energijo, ki se izraža fizično, čustveno in mentalno ter prispeva k ugodni organizacijski klimi. V prav vsakomer od nas je namreč povezovalna energija, ki se razlikuje od izzivalne energije ega in aktivira našo globinsko modrost. Zaposleni v podpori menedžmentu imajo pri tem izjemno pomembno vlogo.
Zaposleni v podpori menedžmentu namreč komunicirajo s sodelavci in skrbijo za pretok informacij in koordinacijo dela. Diskretnost pri njihovem komuniciranju s sodelavci in hkrati z nadrejenimi, s poudarkom na prijaznosti, zanesljivosti, zaupanju, pri tem igra veliko in pomembno vlogo. Poslovni sekretar je srce podjetja. Pri njem se srečujejo poti vseh zaposlenih. Poslovno dogajanje na poti od vodje ali drugih nadrejenih do ostalih sodelavcev poteka prav skozi »srce« pisarne poslovnega sekretarja. Poslovni sekretarji imajo veliko moč, zelo so vplivni in vedo, kaj se dogaja, pomagajo pri pretoku informacij med nadrejenimi in zaposlenimi, da lahko ti opravljajo delo in dosegajo cilje. Podpora menedžmentu se kaže kot ključna pisarna, ki pomembno prispeva h gradnji odnosov med sodelavci. Poslovni sekretar naj bi imel dober odnos z vsemi sodelavci, s čimer vpliva na dobro delovno vzdušje.

Poslovni sekretarji imajo veliko moč, zelo so vplivni in vedo, kaj se dogaja, pomagajo pri pretoku informacij med nadrejenimi in zaposlenimi, da lahko ti opravljajo delo in dosegajo cilje.

Kako uvidimo »klimo« med sodelavci

Vsaka organizacija je sistem, ki deluje v okviru svojih lastnih notranjih pravil. Znotraj nekega sistema se vedno dogaja komunikacija, ki oblikuje kakovost dinamike odnosov med sodelavci. Značilnost komunikacije v podjetjih je, da so sodelavci drug za drugega nekakšen sprožilec prijetnih ali neprijetnih občutkov. Nekaterih sodelavcev se zelo razveselimo, že s tem, ko samo vstopijo v prostor. Včasih pa v prostor vstopi kakšen sodelavec in prav začutimo, kako postane ozračje naelektreno. V sistemu, kot je podjetje, so takšni odnosi med zaposlenimi vedno v procesu dinamike. Za zaposlene v podpori menedžmentu je zelo pomembno, da znajo dobro zaznati vedenjske vzorce sodelavcev iz t. i. »meta« perspektive, kar jim omogoči vpogled v to, kaj se med njimi dogaja, za kaj resnično tukaj gre, kaj ni jasno izrečeno, kdaj delujejo iz dejavnosti ega le za lastne koristi, kdaj se izogibajo pristnim odnosom in občutku resnične povezanosti. Nato lahko delujejo kot most, ki povezuje različne bregove.
Odločitev za sodelovanje pa ni za šibka srca. Sodelovanje vključuje veliko srca, zaupanja, skrbnosti, transparentnosti, avtentičnosti, usklajene komunikacije in poguma. Prav zaradi naštetega nas je sodelovanja včasih strah. Raje smo »varno« nepristni in se obdajamo z občutki lastne pomembnosti, individualizmom, sebičnostjo, naveličanostjo, aroganco, preobremenjenostjo z lastnimi čustvi, interesi ali položajem, hlepenjem po moči, gojimo občutke zavisti, zamer, sebičnosti. Težko znamo in si upamo biti pristni. V načine sobivanja vpletamo ego, ki nas obremenjuje s scenariji v naših glavah, kot so: Če bom sodeloval, bom odkril informacije, ki so lahko pomembne samo zame; moje znanje je težko pridobljeno in ga ne bom delil kar tako z drugimi; če želim doseči, da me jemljejo resno, moram biti resen … A žal je ta varnost le navidezna. Cena zanjo so strupeni odnosi med sodelavci, nedoseženi cilji, izgorelost in druge oblike neskladnosti. Če ne delujemo v smeri graditve mostov, se namreč zelo pogosto zgodi, da so posledice razriti odnosi med sodelavci, doživljanje stresa, čustvenega strahu, pred opravljanjem dela, odsotnosti z dela, saj življenje iz ega pomeni oddaljitev od lastnega resničnega bistva in od drugih, kar pa se na dolgi rok praviloma vedno pokaže kot določena vrsta bolečine.

V današnjem globalnem svetu je sodelovanje pomembnejše kot še nikoli do zdaj. Niti posamezniki niti podjetja ali narodi si ne morejo več privoščiti, da bi »šli po svoje«, da bi delovali v izolaciji.

Kaj lahko storijo zaposleni v podpori menedžmentu? Kako voditi sodelovanje?

Nekdo je vedno tisti, ki prvi začne. Potrebujemo prvega, ki bo začel graditi mostove. Zaradi strateškega položaja, ki jo zasedajo v podjetju zaposleni v podpori menedžmentu, je njihovo delovanje v smeri sodelovanja izjemnega pomena. V odločitvi za sodelovalna ravnanja lahko začutimo plemenitost njihovega poklicnega poslanstva.

Kadar smo priča ozračju nesodelovanja, kadar začutimo, da se med sodelavce naseljuje neskladnost, je kakovost naše pozornosti tisto največ, kar lahko damo. Nato se odločimo, da bomo ukrepali. Ne bomo pogledali stran. Potem nastopimo z lastno dejavnostjo oziroma z močjo osebnostne naravnanosti za sodelovanje. Komuniciramo, tako kot čutimo, da je prav iz svoje lastne dušne biti. Včasih je dovolj že, če izrečemo neko vplivno nepričakovano sporočilo, v nekem naključnem, a pomembnem trenutku. S pravimi besedami ravno ob pravem času, poskrbimo, da ustvarimo razlike.

Pri tem je pomembno, da smo tudi sami sodelovalni po naravi in da verjamemo v moč sodelovanja. Včasih potrebujemo pogum in dobro mero modrosti pa tudi komunikacijsko kompetenco, da z močjo osebnosti vodimo ljudi k sodelovanju. K sodelovanju pa lahko vodi vsakdo, ki se za ta korak odloči iz notranje prepričanosti, da je to prava pot. Ostali zaposleni bodo počasi sledili pogumu in osebnosti posameznika. Iz te perspektive dobijo zaposleni v podpori menedžmentu pomembno vlogo vplivanja in vodenja, ne glede na uradno hierarhijo v podjetju.

Ključni dejavniki, ki tvorijo kompetenco za sodelovanje, so:

1. NOTRANJI KLIC: Zmožnost prisluhniti in slediti notranjemu klicu in se ustrezno odzvati/komunicirati, ko začutimo, da mi sami ali kdo drug daje pobudo, da želi sodelovati. Okrepimo občutek sodelovanja in ga ne prezrimo ali zanemarimo.
2. POGUM: imeti pogum ali moč lastne osebnosti, da se postavimo v držo sodelovanja, ki vključuje neverbalno in verbalno komuniciranje. Imeti voljo za sodelovanje, še posebej takrat, ko so med nami sodelavci, ki ne znajo ali ne želijo sodelovati.
3. IZBIRA: mi sami izberemo in se odločimo, da želimo sodelovati.
4. KULTURA: Naša sodelovalna drža ima širši organizacijski pa tudi družbeni učinek. Z njo podpiramo nastajanje sodelovalne organizacijske kulture v podjetju, ki se širi tudi navzven in v svet.
5. INTEGRACIJA RAZLIČNOSTI: ljudje smo različni in te razlike naj bi zmogli usklajevati v novo mrežo zmožnosti za doseganje ciljev. V ustvarjanju polja, ki med nami nastaja iz razlik, tvorimo polje za nastanek sinergije, nove mogočne moči, ki je kot posamezniki nikoli ne bi dosegli.
   V današnjem globalnem svetu je sodelovanje pomembnejše kot še nikoli do zdaj. Niti posamezniki niti podjetja ali narodi si ne morejo več privoščiti, da bi »šli po svoje«, da bi delovali v izolaciji. Skozi sodelovanje osebnostno rastemo, se učimo drug od drugega, delimo znanje, pomagamo drug drugemu zaključiti delo in delimo obstoječe vire za skupno dobro, zmoremo razumeti razlike in skozi različnost ustvarjamo sinergijo med nami. Izpolnjevanje vrednote sodelovanja plemeniti uresničevanje poklicnega poslanstva, s čimer prejmemo priložnost, pomembno prispevati k boljšemu svetu, v katerem živimo. Izpolni nas z magičnim občutkom, da smo skupaj del nečesa veliko pomembnejšega, kot bi to lahko bili le kot posameznik.