Usposabljanje timov

Današnje poslovanje in današnji svet tvorijo medfunkcijski timi. Organizacija si ne more obetati prebojev brez sodelovanja prodajne, marketinške, organizacijske funkcije in še posebej ne brez sodelovanja informacijskega oddelka. Prepletanje poslovnih funkcij in sodelovanje ljudi med temi funkcijami bo v prihodnosti še naraščalo, kar postavlja pred izobraževalne managerje kot tudi vodje timov nov izziv in hkrati priložnost, da na podlagi izkušenj iz individualnega učenja oblikujejo in implementirajo učne izkušnje za dvig timskega učenja in hkrati postavijo nove standarde na področju timskega sodelovanja.

KLJUČNI IZZIVI IZOBRAŽEVALNEGA MANAGERJA PRI USPOSABLJANJU TIMOV

Horizontalno je »in«, vertikalno je »out«

Realnost današnjega časa je v tem, da s organizacije v marsičem drugačen kot so bile pred desetletjem. Nastajajo novi poklici, nove organizacijske vloge, zmanjšuje se birokracija in hierarhija. Organizacije postajajo vse bolj sploščene, vse manj je vertikalnih
karier in vse več horizontalnih. Toda večina zaposlenih je še navajena na vertikalne sisteme v organizaciji, kjer prevladujejo določene norme, kot so: številni podpisi dokumentov, več nivojev poročanja, »o vsem je treba vprašati šefa«, »zaščiti si hrbet«… Večina nas se je torej kalila in učila preživeti v vertikalnih sistemih. Toda podjetja prehajajo k timskim strukturam, kjer pa stari načini preživetja ne delujejo več.

Strategija uspešnih timov je: »Ljudi na prva mesta«, kar je dolgoročna strategija doseganja uspehov in torej ni vedno najhitrejša pot do rezultatov. Tako managerji velikokrat naredijo usodno napako med tranzicijo v horizontalne organizacije, ker so še vedno ujeti v stare vzorce razmišljanja kot so: »razmišljajmo vsi enako«, »treba je spoštovati organizacijske hierarhije po katerih poteka odločanje,« »bolje je biti tiho«, »raje sklonim glavo, kot se izpostavim«, »ne drezaj v stvari, kjer jih lahko dobiš po nosu«… V timsko usmerjenih organizacijah pa takšno razmišljanje preprosto ne vzdrži.

Več različnosti – več odličnosti
V areni usposabljanja timsko usmerjenih organizacij je tako največji izziv razvoj timov. Time namreč sestavljajo ljudje različnih osebnostnih tipov, različnih socialnih moči, različnih plač in bonitet, let izkušenj, funkcij, izobrazbene strukture… Še pred nekaj leti so bili udeleženci izobraževanja ljudje enakih funkcij in enake izobrazbene ravni, pogosto tudi ljudje z enakimi interesi. Izobraževalni managerji morate tako narediti povsem nov razmislek o tem, komu je izobraževanje namenjeno.Najhitrejša strategija je, da razmišljate o udeležencih kot o kolekciji individuumov, kjer so vsi različni in vsi odlični in kjer več različnosti prinese več odličnosti. Nikar pa ne razmišljajte o udeležencih kot o razredu. Razmišljajte o ljudeh, ne o rezultatih, razmišljajte kot antropolog in ne kot ekonomist.

Nov način programiranja
Najpomembnejše, kar se morajo naučiti oblikovalci izobraževalnih programov je, da pri programiranju (pripravi programov) ne razmišljajo več v okvirih učnih ciljev, ampak izobraževalne vsebine določa samo poslanstvo tima. Oblikovalci timskih programov morajo torej razmišljati zelo široko, oblikovati poslanstvo tima vzdolž poslovnih ciljev, ki niso neposredno povezani s povečanjem prodaje oz. doseganjem dobička. To so lahko povečanje kakovosti, izboljšanje procesov, dvig inovativnosti, oblikovanje servisnih storitev… Lahko bi rekli, da je prva skrb izobraževalnih managerjev pri oblikovanju timskih programov usposabljanja ta, da se bodo udeleženci počutili dobro. Velja si zapomniti, da dva najpogostejša razloga za neuspeh timov ležita v napačnih vodstvenih strategijah vodij timov, tudi v napakah pri usposabljanju timov.

Definicija uspešnega tima
Ena najzahtevnejših stvari je, kako definirati standarde uspešnosti tima, na eni strani tima kot celote, na drugi strani uspešnost posameznih članov tima. Guruji managementa želijo vse takoj pretovoriti v številke, kar sicer ni slaba ideja, če so pri merjenju le dovolj fleksibilni in pri tem razmišljajo tudi s pravo mero zdravega razuma. Treba se je zavedati, da imajo timi drugačno delo, kot ga običajno merijo analitiki in klasični evalvacijski vprašalniki po usposabljanju. Timi se odločajo drugače, rešujejo probleme drugače, komunicirajo drugače, imajo drugačne odgovornosti in zadolžitve ter sodelujejo drugače, kot ljudje v hierarhičnih
strukturah. Merjenje uspešnosti tima naj odraža te razlike. Dober začetek merjenja uspešnosti timskega usposabljanja je sodelovanje izobraževalnih managerjev in oblikovalcev programa pri definiranju pravega dela timov in zmožnosti njihovega
transferja v prakso. Prav tako je zelo priporočljivo, da izobraževalni manager in timski vodja ustvarita okolje, kjer se bodo člani tima lahko tesneje povezali, se učili s pomočjo coacha ter drug od drugega.

Razpršeni in virtualni timi
Vodenje usposabljanja timov, ki so razpršeni po vsej državi oz. po celem svetu ali timov, ki sodelujejo le virtualno, je milo rečeno izziv, ki mu ni para. Številne raziskave so namreč jasno pokazale, da člani virtualnih timov nujno potrebujejo tudi neposredna srečanja in da se učijo bolje ter hitreje rešujejo probleme v osebnem stiku. Po drugi strani se je tudi izkazalo, da imajo socialni stiki, fizično okolje in » normalen« ritem dela velik vpliv na uspešnost učenja. Razpršeni in virtualni timi nimajo teh privilegijev in potrebujejo posebne oblike treningov, da bi izpolnili učno poslanstvo. Izobraževalni managerji morajo tako dobro poznati kompleksne odnose med člani tima kot tudi njihove naloge ter se zavedati prednosti in pomanjkljivosti informacijske tehnologije.
Nekaj idej za grajenje virtualnih timov, ki jih priporoča organizacija ASTD so: dobro oblikovani urniki in obveznosti, ki jih ni mogoče prezreti on-line, načrtovanje časa za konstruktivno povratno informacijo med člani in vodjo tima, pripravljenost na takojšnjo izmenjavo učnih virov in takojšnje naslavljanje konfliktov. Usposabljanje razpršenih oz. virtualnih timov se mora osredotočati na razvoj teh veščin kot tudi graditi zaupanje ter timske procese. Večina organizacij pa prakticira tudi neposredna srečanja članov razpršenih ali virtualnih timov na delavnicah in konferencah, kjer se posvečajo predvsem razvoju socialnih interakcij.