Protokolarni in poslovni obisk v podjetju

Poslovni obisk

Ko za nekaj dni prihaja k nam na obisk za nas zelo pomemben poslovni partner, vsako točko njegovega obiska vnaprej pripravimo in uskladimo z gostom. Pozanimajmo se o njegovih navadah in kulturi ter jih spoštujmo, tako kot pričakujemo, da bo on spoštoval naše navade in kulturo.

Tujega poslovnega partnerja naj pričaka na letališču, železniški ali avtobusni postaji oseba z enakim nazivom ali položajem.

Gostu zagotovimo ustrezno namestitev na naše ali njegove stro­ ške (kot je dogovorjeno), ustreznost namestitve pa prej osebno preverimo. Priskrbimo vozilo z voznikom, ki bo gostu na voljo ves čas obiska.

Poskrbimo tudi za obed (lahko je delovni ali protokolarni). Vnaprej rezervirajmo primerno restavracijo ter preverimo kakovost in me­ sto, kjer je rezervirana miza. Dogovorimo se za meni ali naročilo à la carte. Če v restavraciji ne bodo pripravili dobre hrane in jo primerno postregli ali če bodo gostje sedeli na polomljenih stolih ali bili postreženi z umazanim priborom, si bodo zapomnili, da zanje nismo dobro poskrbeli. Za to ni kriva restavracija, ampak mi kot gostitelji.

Za gosta (in soprogo, soproga oziroma partnerja ali drugo sprem­ stvo, če pride z njim) lahko, če je dovolj časa, organiziramo obisk kulturne ali športne prireditve, kulturne ali naravne znamenitosti ipd. Izberemo to, kar mu je všeč – če se zanima za kulturo, ga ne peljemo na športno tekmo, ampak na ogled muzeja, galerije, koncerta.

Izberemo darilo, ki ga bo spominjalo na nas, naše podjetje, našo deželo. Dobro se je prej pozanimati o njegovih hobijih (poglavje Poslovna in protokolarna darila).

Če prihaja gost v spremstvu soproge oziroma partnerke (ali go­stja v spremstvu soproga oziroma partnerja), v hotel pošljemo šopek cvetja ali košaro s sadjem in vizitko direktorja podjetja. Za partnerja pripravimo ločen program in mu dodelimo sprem­ stvo, ki ga spremlja ves čas ločenega programa. Če ga zanima kultura, ga peljemo v muzej, galerijo, če ga zanima arhitektura, na vodeni ogled mesta, če ga zanima pokrajina, na Bled, v Piran, Postojnsko jamo, če ga morda zanima nakupovanje, ga peljemo v nakupovalni center ali morda k najboljšim slovenskim modnim oblikovalcem.

Protokolarni obisk

Ko pride v podjetje na obisk visoka delegacija iz tujine, oddelek za stike z javnostjo ali oseba, ki skrbi za protokol, z direktorjem in njegovimi najbližjimi sodelavci (pomočnik ali namestnik, tajnica) pripravi vse potrebno, da delegacijo sprejmemo in gostimo po pravilih državnega protokola. Podjetje mora določiti osebo, ki bo sodelovala s pristojno protokolarno službo. To pomeni, da pravo­ časno pridobi informacije o sestavi delegacije, imenu, priimku in funkciji vodje delegacije, položaju in številu spremljevalcev, državi, iz katere delegacija prihaja, njihovem jeziku in namenu obiska. Pozorni moramo biti tudi:

• na to, kdo je gostitelj delegacije;
• na točen čas prihoda;
• na seznam oseb, ki bodo sodelovale v pogovorih;
• na postavitev slovenske zastave in zastave države, iz katere delegacija prihaja;
• na to, kaj bi delegacija rada videla, da lahko organiziramo obhod po podjetju;
• na število povabljenih na (morebitno) kosilo ali večerjo;
• na način prehrane gostov (zaradi vere, zdravja, posebnih zahtev);
• na to, da se je treba s protokolarno službo dogovoriti o podrob­nostih morebitnega obdarovanja (kaj se daruje, kako, kdo darilo izroči, kdo ga sprejme – najpogosteje darila predaja protokol, lahko pa se izročijo tudi osebno);
• na dogovor s pristojno protokolarno službo o razdelitvi more­ bitnih stroškov.

Sprejem in spremljanje gosta

Napovedanega gosta podjetja oziroma ustanove moramo pričakati in pospremiti. To, kdo ga sprejme, je odvisno od njegovega položaja in pomembnosti srečanja.

Če recimo predsednika uprave obišče visok gost z enakim položa­ jem, je primerno, da ga pričaka ob vhodu predsednik uprave in ga tudi po končanem obisku pospremi do izhoda. Tako bi morali rav­ nati tudi drugi vodilni delavci in funkcionarji v podjetju ali ustanovi, saj tako gostu izkažemo najvišjo čast. Pri vhodu ga lahko pričaka tudi tajnica predsednika ali drugega funkcionarja, predsednik pa ga pozdravi v svoji pisarni, vendar mu tako izkaže manjšo čast.

Sedežni red v avtomobilu

Pravila sedežnega reda v avtomobilu so se iz državnega in diplo­ matskega protokola prenesla tudi v poslovno okolje. Glavnega gosta posedemo na zadnji sedež desno. Kot gostitelj sedemo zraven njega, torej levo zadaj. Sprednji sedež poleg voznika je za prevajalca, predstavnika protokola, tistega, ki vodi potek obiska, ipd. Če s poslovnim partnerjem prihaja na obisk soproga oziroma partnerka, jo pri prevozih lahko ločimo od soproga oziroma par­ tnerja, tako da sedita v istem avtomobilu gostitelj in gost, soproga oziroma partnerka pa je v drugem avtomobilu, lahko s soprogo oziroma partnerko gostitelja ali drugo osebo iz podjetja oziroma ustanove, ki jo določi gostitelj. Če pridemo pričakat poslovnega partnerja z avtomobilom sami, brez voznika, gost sede na spred­ nji desni sedež, saj je komunikacija tako lažja. Ko gosta pričaka z avtom poslovna ženska, ji sodobni evropski bonton dopušča, da moškemu kolegu odpre vrata avtomobila, mu pomaga pri slačenju plašča ipd., saj sta v poslovnem razmerju, ki ga določa njun položaj, ne spol.

Voznik naj bo primerno urejen in oblečen. Pri vožnji naj spoštuje prometne predpise, govori naj le, ko ga kdo kaj vpraša. O odpiranju oken in uravnavanju temperature se potniki dogovorijo.

Izsek iz Knjige Protokol – Simfonija forme, avtorica Ksenija Benedetti.