Priznanje Nabavna praksa leta 2023 je prejelo podjetje Knigsbox!

Podjetje Planet GV in Združenje nabavnikov Slovenije sta na Nabavni konferenci 11. maja 2023 razglasila prejemnika priznanj Nabavna praksa 2023. Prejemnica priznanja Nabavna praksa 2023 v kategoriji mala in srednje velika podjetja je družba Kingsbox d.o.o. Ob podelitvi priznanja smo se pogovorili z Markom Počkarjem, vodjem oskrbovalne verige.

 1. Kaj vas je motiviralo, da ste se prijavili na izbor Nabavna praksa 2023?

Nabavne konference sem se v preteklosti že udeležil in z veseljem sledim vašim dogodkom, saj menim da je vredno prisluhniti različnim domačim in tujim nabavnim praksam. Tudi govorci so zelo podkovani in so strokovnjaki na svojem področju. Razpis za najboljšo nabavno prakso 2023 sem zasledil preko medijev, a se najprej nisem imel namena prijaviti. K prijavi me je spodbudila sodelavka iz HR ekipe, saj smo po njenem mnenju veliko procesov optimizirali in vredno bi bilo predstaviti vsaj nekatere optimizacije. Po dogovoru z ekipo smo se soglasno odločili, da oddamo prijavnico na izbor.

2. Kako je vaša nabavna praksa prispevala k optimizaciji stroškov in povečanju dodane vrednosti v vaši organizaciji?

Začeli smo s tem, da smo pregledali vse stroške in preverili, kje lahko karkoli prihranimo. Fokusirali smo se na pregled nabavnih stroškov ter stroškov prevozov. Identificirali smo priložnosti za digitalizacijo. Zavedamo se, da več kot imamo računalniško vodenih procesov, bolj lahko zmanjšamo stroške dela. Tovrstno vodeni procesi izboljšajo učinkovitost in zmanjšajo možnosti za človeške napake. V Sloveniji spadamo med mala podjetja, zato se vsaka sprememba oziroma optimizacija po domače rečeno ”na veliko pozna”. Tako smo z uvedbo nekaterih digitalizacij nabavnega poslovanja zmanjšali število potrebnih delovnih ur v nabavi ter zmanjšali zaloge za kar 30 %.

3. Katere ključne spremembe in inovacije ste uvedli v nabavnih procesih v preteklem letu?

Z uvedbo avtomatizacije in digitalizacije naročilnic smo odpravili nepotrebno dvojno vnašanje v našem podjetju ter enako na strani naših glavnih kooperantov. Z informacijskim sistemom smo povezali spletno stran ter z avtomatsko korekcijo dobavljivosti ponudili prodaji in proizvodnji oziroma sestavi boljše načrtovanje ter upravljanje z zalogami. Razvili smo orodje, ki upošteva roke dobave in čas izvedbe naročila ter nabavniku omogoča naročanje surovin ob pravem času. Načrtovali smo tudi posebni modul za napovedovanje prodaje in proizvodnje, ki temelji na analizi preteklega prometa in rokih dobave ter omogoča boljše načrtovanje naročanja ustreznih količin materiala.

4. Katere digitalne rešitve ste uvedli za optimizacijo in avtomatizacijo nabavnih procesov?

Tukaj bi izpostavil predvsem dve rešitvi, ki smo jih uvedli. Ena od njih je elektronska izmenjava, ki je bila kar velik zalogaj, saj je bilo potrebno veliko predpriprave. Trenutno operiramo s 17000 identi, ki so vgrajeni v 5000 različnih izdelkov. Nismo samo klasičen trgovec kupim-prodam, ampak v 95 % prodajamo izdelke lastne blagovne znamke. V proizvodnjah naših kooperantov po večini izdelujemo izdelke in polizdelke po naših načrtih.

Če smo želeli vpeljati elektronsko izmenjavo, smo morali najprej opremiti vsak najmanjši posamezni sestavni del z nalepko, na kateri je napisan ident materiala/polizdelka, naziv artikla ter EAN, črtna koda artikla. Nalepka služi na kooperantovi strani odpremniku ter na naši strani prevzemniku, da lahko na podlagi naročilnice naredi kakovostni in količinski prevzem blaga.

Ker s kooperanti uporabljamo vsak svoje šifriranje, smo bili nekako primorani med enim in drugim ERP sistemom najti skupni imenovalec. Odločili smo se za EAN kode. Ker so le te plačljive, smo sami naredili generator, ki generira 13 mestno kodo in simulira EAN. Na ta način smo vsem artiklom podelili navidezne kode, ki so skupni imenovalec nam ter partnerjem, ter na ta način naredili predpripravo za elektronsko izmenjavo, nato pa je sledilo programiranje in integracija izmenjave v naš in partnerjev ERP sistem.

Naslednjo od rešitev smo poimenovali zamik dobav. Do uvedbe te optimizacije je plan nabave v našem ERP sistemu deloval tako, da je enostavno sešteval potrebe na potrjenih predračunih. Potrjeni predračuni niso bili niti nujno 100 % plačani. Za veliko predračunov je bil plačan samo avans, razlika pa naj bi bila poravnana pred odpremo, ki naj bi se v nekaterih primerih zgodila šele čez več mesecev. Skupaj s programerji našega ERP sistema, prodajo, nabavo in kooperanti smo razvili vmesnik, ki glede na datum odpreme ter dobavni rok materialov izračuna idealen čas za nabavo materialov. Vmesnik nam je omogočil optimizacijo pri manipulaciji zalog, vitkejšo nabavo ter znatno boljši cashflow.

5. Kako ste izboljšali kakovost in zanesljivost nabave ter zmanjšali tveganja povezana z dobavitelji?

Definitivno smo z razvojem napovednega modula zmanjšali tveganja. Material in izdelke kupujemo iz različnih delov sveta, ti pa imajo seveda različne dobavne roke. Glede na prodajo izdelkov in dobavni rok smo izračunali, koliko določenih materialov bi morali imeti na zalogi poleg potrjenih predračunov, da bi izdobava izdelkov potekala čim bolj tekoče. Napovedni modul za vsak izdelek posebej simulira promet na obdobje glede na proizvodni in dobavni čas. Modul pomaga nabavniku pri naročanju materialov na podlagi plana nabave. Seveda modul ni recept za 100 % pravo nabavo, se je pa izkazal za zelo uspešno pomagalo.

6. Kako ste zagotovili, da je vaša nabavna praksa prispevala k večji okretnosti in konkurenčnosti vaše organizacije?

Prispevek k okretnosti in konkurenčnosti je bila definitivno povezava spletne strani z informacijskim sistemom. Ideja se je rodila med pandemijo, ko smo doživljali pravo nočno moro: veliko povpraševanje po izdelkih ter majhne zaloge in ne dohajanje nabav. Dnevno smo odgovarjali na več kot 1000 elektronskih sporočil strank, ki so spraševale, kdaj bodo izdelki ponovno na voljo. Telefoni so zvonili 24 ur na dan, v neki fazi smo jih celo ugasnili, ker zadeva ni bila več obvladljiva. Dve osebi sta ročno cel svoj delavnik osveževali spletno stran, 10 ljudi pa je mirilo neučakane stranke, ter reševalo reklamacije. Obrat zaloge se je dogajal tako hitro, da se je med prodajo in osveževanjem zalog dogajalo ogromno napak, ki so predstavljale odvečno delo prodaji in podpori strankam. Povezali smo programerje spletne strani ter ERP sistema in razvili možnost vpogleda realnega stanja zalog v realnem času na spletni strani. Prav tako smo eliminirali ročno osveževanje spletne strani; izdelki se v zalogi pojavijo takoj, ko prevzemnik naredi prevzem v našem ERP sistemu. Celo tako daleč smo šli, da ERP upošteva kosovnico izdelka in pošlje ta podatek spletni strani. Izdelek bo na voljo tisti dan, ko se bo zgodila dobava najkasnejšega elementa znotraj neke kosovnice izdelka.

7. Kako so vaše nabavne prakse vplivale na motivacijo in razvoj zaposlenih znotraj nabavne ekipe in širše organizacije?

Seveda se je ob vidnih izboljšavah motivacija za nadaljno optimiziranje še povečala. Sodelavci – ne samo v nabavi, pač pa tudi širše – so z odprtimi rokami pozdravili vsako optimizicijo, ki smo jo uvedli, saj je vsaka digitalizacija na nek način odpravila ”waste”, ki smo ga pred uvedbo novosti imeli. Ne nazadnje so tudi sami vede ali ne vede sodelovali pri teh projektih. Zaslug tako ne morem pripisati le sebi ali nabavni ekipi, saj je pri vseh projektih šlo za sodelovanje več oddelkov. Elektronska izmenjava je prihranila tudi do dve uri na dan pretipkavanja na nabavni in dobaviteljevi strani.

8. Katere kompetence ločijo odlične nabavnike od drugih? Kakšne izkušnje in kompetence iščete pri članih svojega nabavnega tima?

V nabavni ekipi poskušamo najti ljudi, ki imajo dobro razvite analitične sposobnosti in razumejo trende na trgu. Pomembne so tudi komunikacijske sposobnosti. Uspešni nabavniki so dobri komunikatorji, jasno znajo izražati svoje ideje in argumentirati svoje odločitve, saj pogosto sodelujejo s proizvodnjami, dobavitelji in drugimi deležniki v organizaciji. Eno izmed pomembnih kompetenc je tudi razvit občutek za pogajanja, saj so nabavnikove pogajalske spretnosti ključne za doseganje dobrih poslovnih pogojev z dobavitelji. Velik pomen ima tudi razumevanje industrije, v kateri delujejo in vedeti morajo, kako se njihova organizacija pozicionira na nabavnem trgu. Vse od naštetega se da naučiti iz knjig, seminarjev, s pomočjo trenerjev in mentorjev, ter v večji meri iz izkušenj. Definitivno pa se odlični nabavniki, ki imajo ogromno volje do dela, ločijo od drugih.

9. Kakšen je obseg nabavnega volumna, ki gre letno skozi »vaše roke«?

Trenutno sem odgovoren za približno 4.600.000 € nabavnega volumna.

10. Kateri dosežek na področju nabave v zadnjih treh letih bi še posebej izpostavili?

Glede na to, da predstavlja Italija eno izmed naših glavnih tržišč, bi rad izpostavil kot dosežek to, da nam je uspelo najti nabavnico, ki je po narodnosti Kitajka in poleg kitajščine govori še angleško ter italijansko. Med pandemijo, ko potovanja na Kitajsko niso bila mogoča, je bilo zelo koristno, da je bila naša podaljšana roka za opravljanje kontrole kakovosti v tovarnah ter pri odpremi.

11. Kateri so aktualni globalni izzivi, s katerimi se srečujete pri dobaviteljih?

Še pred dobrim letom je bil izziv dobavljivost materialov. Večina naših izdelkov je izdelanih iz kovine in te je primanjkovalo, cene pa so poskočile v nebo. Takrat nabavniki nismo več ustvarjali prihrankov, pač pa je bistvo bilo obvladovanje podražitev ter borba s prepolnimi proizvodnjami dobaviteljev in zagotavljanje vhodnih materialov. Seveda so dodatne probleme pri oskrbovalni verigi povzročili še prevozi, v našem primeru predvsem ladijski, ki smo jih po mojem mnenju preplačevali. Sedaj se je celotna slika obrnila in spet je postala prioriteta nabave ustvarjati prihranke. Dobavitelji so se ponovno aktivirali in se začeli boriti za kupce. Če je pred dobrim letom za nas bil izziv premalo zalog, se sedaj mi ter celotna naša branža z dobavitelji vred spopada z novim izzivom presežka zalog.

12. Ali se je v zadnjem obdobju vloga nabave in njen status v podjetju izboljšala, ali se je vrednotenje prispevka nabave spremenilo in ali je posledično nabavni proces pridobil na vrednosti, pomembnosti?

Vloga nabave je bila od vedno v podjetju ena izmed pomembnejših, se pa v zadnjem času še povečuje in ima ključno vlogo pri zagotavljanju učinkovitosti in uspešnosti podjetja, saj pomaga zmanjšati stroške in izboljšati kakovost izdelkov in storitev. Prav tako se je spremenilo vrednotenje prispevka nabave v podjetju, saj se je spoznalo, da lahko nabava s svojo funkcijo vpliva na pomembne poslovne kazalce, kot so zmanjševanje stroškov, izboljšanje kakovosti, povečanje dobička in izboljšanje odnosov z dobavitelji in strankami. Naše podjetje ter podjetja na sploh se vse bolj zavedajo, da je nabava ključni dejavnik pri ustvarjanju konkurenčne prednosti na trgu. Posledično se nabavo kot oddelek vse bolj upošteva pri strateškem načrtovanju in odločanju, saj nabavni oddelek upravlja z mrežo dobaviteljev in pomaga zagotoviti, da so dobavitelji zanesljivi in da podjetje pridobiva najboljše za svoj denar.

13. Ali ste v zadnjem obdobju vlagali v kompetence zaposlenih v nabavi in katere kompetence v spremenjenih razmerah pogrešate? Na katerih področjih ocenjujete, da nabavniki v podjetju potrebujete nova znanja?

Včasih je veljalo da mora biti nabavnik dober pogajalec, seveda to še danes velja, a je to le eno izmed znanj, ki lahko pri nabavi ustvarja dodano vrednost. Na to temo smo obiskali veliko seminarjev ter tečajev. Poleg tega je danes pomembno vzdrževanje dobrih odnosov z dobavitelji, reševanje konfliktov, povezovanje med oddelki, način razmišljanja ”outside the box”. Kar se pa novih znanj tiče, mislim, da potrebujemo dodatna izobraževanja v pripravi pogodb oziroma znanje, kako narediti dobavitelje odgovornejše, ko pride do zamud.