Kako pripraviti letni načrt izobraževanja in usposabljanja?

Meseca novembra večina organizacij prične z oblikovanjem načrta izobraževanja in usposabljanja za prihodnje leto. V oktobrskem Novičniku za DvigVrednosti vam tako odkrivamo, kaj je dobro vedeti, preden se lotimo izdelave načrta izobraževanja in usposabljanja.

Posebej za vas pa smo tokrat oblikovali priporočila za načrtovanje izobraževanja in usposabljanja za leto 2017, pri čemer so nas vodili kazalniki najuspešnejših skrbnikov znanja, tistih, ki so se uvrstili na lestvico TOP 10-Izobraževalni management 2016.

V intervjujih tudi razkrivamo tudi, kako oblikujejo izobraževalni načrt v javni finančni instituciji in kako v veliki gospodarski družbi.

V vašo orodjarnico pa smo pridali še dva najpogostejša modela komuniciranja v izobraževalnem procesu ter formulo za ponazoritev učinkovitost učnih skupin, glede na njihovo velikost.

Kaj je dobro vedeti pri načrtovanju organizacijskega izobraževanja in usposabljanja?

Vsakdo, ki ima nekaj izkušenj na področju organizacijskega izobraževanja in usposabljanja, med njimi tudi vodje, dobro ve, da je priprava izobraževalnega načrta lahko precej zapletena, še zlasti v svetu, ko vsak dan prinese kaj novega in je potrebna izjemna fleksibilnost in prilagodljivost. Prav zato ne bomo govorili o osnovah, radi bi vas le opozorili na nekaj pasti pri pripravi izobraževalnega načrta, na katere se splača predhodno pomisliti v današnjem nadvse dinamičnem okolju in jih obrniti sebi v prid.

Kar pomislite; velikokrat je treba skupino ljudi ali pa celotno organizacijo čez noč naučiti nekaj novega, nekaj česar nismo predvideli v načrtu, je pa nujno potrebno za poslovanje organizacije. Vsebina je pri tem še najmanj problematična, zaplete pa se z logistiko, ki lahko postane prava nočna mora.

Ljudje smo si različni, kar je dobra stvar, saj si verjetno znate predstavljati, kako dolgočasno bi bilo na tem svetu, če bi vsi mislili in se učili iste stvari na enak način. Kar pa je dobro za inovativnost, pa je lahko izjemno velik izziv za izobraževalnega managerja, ki mora poskrbeti za vso logistiko in izobraževanje organizirati tako, da bo doseglo svoje cilje.

V nadaljevanju sem tako za vas pripravila 5 razmislekov o stvareh, katerim se splača posvetiti posebno pozornost pri pripravi načrta organizacijskega izobraževanja in usposabljanja.

1.Čas izvedbe izobraževanja in usposabljanja

Kako boste planirali čas izobraževanj, tudi tistih nenačrtovanih? Velikokrat se izobraževanje načrtuje tudi izven delovnih ur. V praksi so to najpogosteje vikend seminarji ali pa predavanja po izteku delovnega časa.

Vsakdo, ki opravlja plačano delo pa tovrstnih izletov preko delovnega časa ni prav posebej vesel in postavlja se veliko vprašanj o učinkovitosti takšnega izobraževanja, saj so ljudje v stanju nezadovoljstva manj dojemljivi za sprejemanje informacij. Še zlasti, če so morali za izobraževanje žrtvovati svoj prosti čas ali pa prelepo sončno soboto. Nepravilna izbira časa izobraževanja lahko povzroči zamere mnogih zaposlenih in celoten proces se lahko hitro spremeni v katastrofo. Pogosto nezadovoljstvo zaposlenih lahko namreč ogrozi tudi splošno kakovost dela in stabilnost v okolju, ter zmanjšuje zaupanje v vodstvo. Torej previdno z izbiro časa izobraževanja. Le v nujnih primerih ga organizirajte izven delovnega časa.

Razmislite raje, kateri del dneva je najmanj pomemben za delovni proces in kakšen urnik izobraževanja bi najmanj porušil delovni proces. Manj pomembno ali nepomembno delo na daljši rok izčrpavava zaposlene oziroma se začnejo dolgočasiti. Izberite ta čas za izobraževanje, tako boste prekinili monotonijo, ljudem ponudili nekaj drugačnega in morda bodo tako bolj dovzetni za nov informacije, morda bodo celo uživali v izobraževanju.

Prav tako vam priporočam, da ne posegate v njihove odmore, npr. v čas kosila ali malice, saj to povzroči enako, če ne še večje nezadovoljstvo, kot izobraževanje med vikendom.

Časovne omejitve izobraževanja, kot sem jih opisala zgoraj, pa ne veljajo za vodstvo oziroma ljudi, ki so na individualnih pogodbah. Le ti so navadno že sami motivirani za učenje oziroma se od njih pričakuje, da bodo za izobraževanje in usposabljanje žrtvovali tudi svoj prosti čas.

2.Velikosti učnih skupin

Najpogostejša napaka v vseh učnih okoljih, vključno z organizacijskim učenjem je, da poskušamo učiti prevelike skupine. Kadar je skupina prevelika, lahko in moramo pričakovati, da bo več ljudi potrebovalo posebno pozornost, pojavilo se bo več vprašanj oz. prošenj za dodatno pojasnilo. To zelo upočasni učni proces oziroma lahko vpliva na njegovo kakovost. Prav tako je v večjih skupinah okrnjena možnost izmenjave izkušenj, saj zato ni dovolj časa. Veliko bolje bo, da oblikujemo manjše učne skupine. Primerna velikost učinkovitih učnih skupin je med 8 in 12. Nekateri intenzivni programi pa zahtevajo celo manjšo število udeležencev med 4 in 6. (V orodjarnici si oglejte še formulo učinkovitosti učnih skupin)

3.Specializacija

Ljudje opravljajo različna dela, prav tako pa se učijo na sebi lasten način. V prid oblikovanja manjših skupin, govori tudi nujno potrebna specializacija. Ljudje se namreč najbolj učinkovito učimo, kadar je vsebina učenja neposredno povezana z našim delom. Prav zato ne bo odveč nasvet, da se izogibajte splošnim vsebinam npr. za celotno organizacijo ali tim, in pripravite vsebine, ki so primerna le za nekaj posameznikov. Kot izobraževalni manager se prej posvetujete z vodjem oddelka, ki ve, kakšno delo opravlja posameznik ali tim in kakšno dodatno znanje potrebuje na izbranem področju. Kadar »posiljujemo« posameznika z znanji, ki jih ne potrebuje, bodo pri njem nastopile frustracije, kar bo povzročilo odklanjanje tudi tistega znanja, ki ga potrebuje.

Tovrstno prisiljeno ali raje recimo prekomerno izobraževanje večino ljudi spominja na šolske klopi, kjer so se morali učiti tudi stvari, ki jih niso marali in postanejo zelo nesrečni, kadar se ponovno srečajo s podobnimi situacijami na delovnem mestu.

Specializacija se le malokdaj predvidi že v načrtu organizacijskega izobraževanja in usposabljanja in je pogosto velik izziv pri njegovi implementaciji. Kadar se ljudje učijo le relevantnih vsebin, s katerimi bodo lahko rešili določene delovne probleme, bodo za to učenje porabili tudi manj časa, delovni proces bo manj moten, kar bo prispevalo k učinkoviti izrabi časa ter večji osebni učinkovitosti.

4.Zavzetost za učenje

Le kdo si ne želi zavzetih učencev? Že kar nekaj časa pa vemo, da tradicionalne metode učenja in izobraževanja, kot je npr. predavanje, ne prispevajo k zavzetosti »modernih učencev«. Čas tako imenovanega linearnega učenja je mimo, ali drugače povedano, s takšnim načinom premalo vpletemo zaposlene v učni proces.

Veliko bolje bo, če bomo poiskali inovativne pristope k učenju, kot je npr igrifikacija (učenje s pomočjo iger) ali v zadnjem času precej razvita metoda LSP (Lego Serious Play). Prav tako imate na voljo coaching kot metodo, kjer gre za učenje in razvoj »na štiri uči«, ali pa mentorstvo, kjer bolj izkušena oseba uči manj izkušeno in to kar na delovnem mestu med samim procesom dela.

Predvidite nove učne pristope že v organizacijskem načrtu izobraževanja in usposabljanja.

5.Spodbude za učenje

Kadar moramo ljudje sprejemati nove informacije, se naučiti novih stvari ali spremeniti proces dela, to v nas spočetka povzroči neudobje oziroma odpor, zato je dobro že v fazi načrtovanja izobraževanja in usposabljanja predvideti spodbujevalce učenja.

Kar pomislite, če se vi naučite nekaj novega in novo vedenje izkažete v praksi oziroma pri delu, pričakujete, da bo to novo vedenje tudi kdo opazil. Priznanje in nagrada sta tako temeljna spodbujevalca novega učenja. Pravzaprav gre za priznanje dosežka in truda, ki presega posameznikov običajen prispevek k delu, kar bo nedvomno pozitivno vplivalo na njegovo produktivnost ter motivacijo za nadaljnje učenje. Prav tako pa bo tudi prispevalo k navduševanju drugih za učenje, sodelavcev, timov in celotne organizacije. In tako bo s pomočjo spodbud za učenje, organizacija veliko hitreje napredovala na svoji učni krivulji. Ste na to kdaj pomislili že pri pripravi načrta izobraževanja in usposabljanja?

Kako boste vedeli, da ste naredili dober načrt izobraževanja in usposabljanja?

Inštitut SOFOS v sodelovanju s Planetom GV že od leta 2002 meri izobraževalni utrip po podjetjih in organizacijah. Učinkovitost in uspešnost izobraževalnega managementa spremlja s pomočjo posebej za to razvitih kazalnikov.

Prva skupina kazalnikov preverja finančna vlaganja v izobraževanje in usposabljanje:

Druga skupina kazalnikov prešteva število ur izpopolnjevanja in usposabljanja ter delež zaposlenih vključenih v izobraževanje in usposabljanje.

Tretja skupina kazalnikov pa se osredotoča na uspešnost in učinkovitost izobraževanja:

Priporočila za načrtovanje izobraževanja in usposabljanja za leto 2017

Na osnovi pridobljenih rezultatov smo tako oblikovali vsakoletna minimalna priporočila za vodje kadrovskih služb pri načrtovanju izobraževanja in usposabljanja. Priporočila temeljijo na povprečnih vrednostih kazalcev, ki so jih izkazale organizacije in podjetja, ki so se uvrstila na lestvico TOP 10 – Izobraževalni management 2016.