Si.umnik: upravljanje malih izboljšav

Andreja Štirn

Si.mobil


V Simobilu smo se tako kot večina podjetij dolga leta mučili, kako spodbuditi proces inovacij. To so bile na največkrat velikopotezne aktivnosti – pozivi k zbiranju idej, predlogov –, ki pa nikoli niso v celoti zaživele. Tudi realizacija prispelih predlogov ni bila posebej uspešna.

Leta 2011 smo v strategiji ponovno naslovili področje učinkovitosti. Znotraj tega je v naslednjem letu nastala pobuda Simplicity, v sklopu katere smo se tokrat veliko bolj sistematično lotili prenove procesov in optimizacije poslovanja.


Seveda je bila najbolj očitna aktivnost ponovna identifikacija odvečnih kompleksnosti in iskanje rešitev za njihovo odpravo. Nastala je nova »to do« lista, katere nosilci so bili managerji s posameznih poslovnih področij. V prvem zagonu se je odpravilo nekaj težav, vendar je zaradi premajhnega fokusa zadeva zopet zastala.


Iskanje ideje v japonskih principih

Ponoven neuspeh je zahteval temeljit razmislek, zakaj takšne iniciative ne prinesejo želenih učinkov. V tej fazi analize smo iskali mednarodne prakse, modele, s pomočjo katerih bi lahko razumeli, kje so vzroki za naš neuspeh. Povsem po naključju smo se obregnili ob KAIZEN – enega od principov japonske učinkovitosti. Japonska organizacija je znana po svojih enkratnih pristopih pri upravljanju in vodenju človeških virov, ki so temelj za visoko zavzetost zaposlenih. Prav tako je ključ za uspeh njihovega gospodarstva v nenehnem izboljševanju že obstoječih proizvodov in procesov: kaizen, krožki kakovosti, just in time …

Preučili smo sistem predlogov, ki izhaja že iz zgodnjega leta 1898, ko je podjetje Eastman Kodak Company z dvema ameriškima dolarjema začelo nagrajevati sprejete ideje. Ta model je na Japonsko prišel iz ZDA na začetku 20. stoletja, a so ga razširjeno začeli uporabljati šele v šestdesetih letih, ko so podjetja začela oblikovati načrte za dajanje predlogov in oblikovala majhne skupinske aktivnosti zaposlenih, kot so krožki nadzorovanja kakovosti. Japonski upravniki tako prejemajo predloge zaposlenih za izboljšanje delovnega procesa, delovnega okolja, varčevanja z viri, energijo in materiali. Prav premik od pasivnega do aktivnega podjetniškega načrtovanja je bil ključen za uspeh tega koncepta.


Kako je nastal Si.umnik?

Tako se je porodila ideja, da se tudi v našem podjetju, ki je v tistem obdobju že dosegalo visoko stopnjo zavzetosti zaposlenih, vpelje sistem, ki bo deloval na podobnih principih:

– Preprosta in pregledna platforma, ki bo vsem zaposlenim omogočala prispevanje idej.

– Posebej izbrana skupina urednikov, ki bo odgovorna za proces ocenjevanja in implementacije.

– Vse ideje je treba ovrednotiti po enotni in preprosti metodi.

– Predlagatelj ideje je vključen v celoten proces.

Tako je januarja 2014 nastal portal za upravljanje malih izboljšav - Si.umnik. Naš cilj je bil, da z drobnimi izboljšavami sodelavci prepoznajo, kako pomembne so izboljšave za dvig učinkovitosti in konkurenčnosti poslovanja, in da pri tem šteje vsaka ideja. Najpomembnejše je spoznanje, da tudi zaposleni v operativi na vseh nivojih lahko pripomorejo k izboljšanju poslovanja. Vse te ideje smo želeli zbirati na enem mestu, z njimi upravljati in jih narediti vidne vsem sodelavcem; ideja da idejo … Obenem smo želeli, da bi bil proces od oddaje ideje do realizacije čim bolj avtomatiziran.


Leto 2014 je bilo leto učenja za vse udeležence: ne samo za predlagatelje, tudi za urednike. Na začetku je bilo treba Si.umnik ustrezno izpostaviti, predvsem zaposlenim v operativi, da so začeli podajati svoje predloge. Desetčlanska uredniška ekipa pa je v praksi izkusila, kako procesi delujejo in ali so pravila smiselno postavljena. Uredniki so se pogumno lotili obravnave predlogov, iskali sodelavce s primernimi znanji, ki so predlagateljem pomagali pri uresničitvi idej, nudili pomoč pri pripravi ekonomskega ovrednotenja ideje itd. V duhu nenehnih izboljšav smo tekom leta tudi marsikateri korak na portalu predelali, avtomatizirali.

Platforma je resnično zaživela. S portalom spodbujamo sodelavce, da prispevajo svoje predloge za različne izboljšave – izboljšanje internih procesov dela, delovnega okolja, produktov ali odnosa do uporabnikov. Portal omogoča zbiranje predlogov, usmerja ideje k vsebinsko odgovornim urednikom, nudi transparenten vpogled v trenutno fazo obdelave in je tudi baza dobrih praks. Vsaka podana ideja, predvsem pa realizacije, ki jih redno interno izpostavljamo, še dodatno spodbujajo sodelavce k iskanju in oblikovanju novih pobud.


Si.umnik dokazuje, kako pomembno je vključevanje zaposlenih. V dveh letih delovanja smo prejeli več kot 700 predlogov, od tega smo jih dobrih 15 % realizirali in s tem ustvarili več kot 1,2 milijona evrov prihrankov. Največ predlogov dobimo iz sektorjev prodaje in naročniškega sektorja, kjer se sodelavci vsak dan srečujejo z izzivi, kako stranki čim hitreje zagotoviti storitev in pri tem ustvariti pozitivno uporabniško izkušnjo. Prav njihova zavzetost nas je najbolj presenetila. Kljub temu, da ne realiziramo vseh prejetih predlogov, ideje redno prihajajo.



Morda bi vas zanimalo tudi...


Mesečno vas seznanjamo z aktualnimi dogodki in trendi na področju vodenja in HRM-ja.

Zaupajte nam vaš elektronski naslov in se prijavite s pomočjo spodnjega
obrazca. Vsa polja so obvezna.
Obljubljamo, da boste novičnik prejeli le 1x mesečno in vam z njim ne
bomo obremenjevali e-poštnega predala.