Delajte prave stvari ob pravem času
Nataša Brunec

Nimate časa za branje članka o tem, kako delati prave stvari ob pravem času? Paradoks pomanjkanja časa je, da se nam zdi, da nimamo časa niti za učenje prijemov in orodij, ki nas na dolgi rok lahko peljejo k umirjenemu nadzoru nad življenjem in delom. Namesto umirjenega nadzora večina sodobnih ljudi doživlja občutke (pre)obremenjenosti.


Vse več ljudi čuti tudi ujetost in pomanjkanje nadzora nad življenjem in delom. Večina si želi več svobode in hkrati tudi občutek nadzora nad življenjem in delom.


Poglejmo najprej, kaj nam daje občutek svobode. Bolj svobodne se počutimo, če imamo možnost izbire in ko imamo vsaj minimalno stopnjo pregleda in nadzora nad svojim delom in življenjem. Možnost izbire se nam ponuja, ko imamo dober pregled nad celoto in nad naborom možnih opravil. Brez določene stopnje nadzora, ki nam omogoča, da sploh lahko izbiramo iz nabora možnosti, ni občutka svobode.


Kako pa sploh naj vzpostavimo pregled nad celoto in posameznimi elementi celote, če je toliko vsega, dinamika sprememb pa le še pridobiva na hitrosti? Časa pa nam čedalje bolj primanjkuje …


Si želite bolje upravljati čas?


Čas je. Zdi se mi pomembno, da poudarim, da časa ni možno upravljati. Če ste kdaj poskusili ustaviti ali pohitriti čas, razumete, o čem govorim. Kar lahko upravljamo, je naše delovanje. Pa še tu moramo znati poleg načrtovanja in načrtovanih aktivnosti vgraditi tudi prave odzive na nenačrtovane aktivnosti ali motnje.


Veliko ljudi dnevno pada v past odzivanja na tisto, kar je prišlo »zadnje« v njihovo življenje (elektronska pošta na vrhu seznama nabiralnika), na tisto, kar najbolj »kriči« na njih (sodelavec/-vka, ki pridrvi v pisarno z »nujno« zadevo). Včasih gre res za nujne zadeve (za t. i. požare), ki ne dopuščajo nobene alternative. Te najbolj krizne primere je pač res treba nemudoma reševati, gasiti in urejati. Zelo pogosto pa je tako krizno upravljanje slaba navada ali pa del kulture podjetja. Ljudje se radi zatekajo v krizno upravljanje tudi zato, ker ne poznajo bolje delujočih metod. Ko gori, je pač treba gasiti in vedno je po uspešno prestani krizi prisoten tudi občutek uspešno rešene težave. Ni pa vsak od teh požarov neizbežen in kakšnega med njimi včasih s predolgim odlašanjem in nesistematičnim pristopom k upravljanju z zavezami nehote zanetimo kar sami …


Kaj pa je lahko sistematičen pristop, ki nam omogoča, da prave požare ločimo od navideznih? Ali je ob vsej poplavi zadev in nenehnih spremembah sploh možno vzpostaviti in vzdrževati pregled nad celoto lastnih obveznosti, zavez in želja?


Tak sistem je možno vzpostaviti in ga tudi redno in brez velikih težav ohranjati in vzdrževati. Je pa nujno, da uporabimo um, da tak sistem vzpostavimo nekje zunaj uma. Glava ni dobra pisarna … in je slab opominjevalni sistem. Naši možgani nas v zvezi z našimi obveznostmi skušajo kar naprej »dobronamerno« opominjati, kaj vse je potrebno (še) razmisliti, postoriti, dokončati ... Misli nam begajo in le malokdo ima umirjen nadzor in sistematično zapisan pregled vseh svojih odprtih zadev na zanesljivem mestu zunaj glave.


Ljudje se radi zatekajo v krizno upravljanje tudi zato, ker ne poznajo bolje delujočih metod. Ko gori, je pač treba gasiti in vedno je po uspešno prestani krizi prisoten tudi občutek uspešno rešene težave.


Želim se prijaviti na delavnico Gremo to dokončat!

Vzpostavite celovit in zanesljiv sistem opomnikov zunaj glave

Vsi potrebujemo nekega »asistenta za opominjanje«, zato je boljša rešitev, kot uporaba glave, da si v ta namen vzpostavimo povsem zanesljiv, celovit in zaupanja vreden sistem opomnikov zunaj naše glave. Tako bo glava lahko še bolje delala tisto, kar zna najbolje. Občutek neznosne (pre)obremenjenosti pa bo le še daljni spomin.


Vse do sedaj navedeno je nakazovalo, da obstaja nekakšen sistematičen pristop, ki omogoča, da si zgradite tako pogled nad celoto kot vpogled v posamezno naslednjo aktivnost, ki jo lahko opravite v nekih okoliščinah in danem času, ki ga imate na razpolago. Ta pristop je na kratko poimenovan z akronimom GTD (Gremo to dokončat). Gremo to dokončat ali v original »Getting Things Done«. Na kratko lahko metodo GTD opišemo kot orodje, ki vam pomaga, da ste v vseh okoliščinah osredotočeni na ravno pravo stvar in da le-to izpeljete od začetka do konca1. Predpogoj, da sploh lahko izberete najbolj smiselno zadevo nekega trenutka, je, da imate pregled nad celotnim naborom vaših zadolžitev. Metodo lahko povzamemo s petimi koraki, ki jih redno, kontinuirano izvajamo v službi in doma.


Čas je. Zdi se mi pomembno, da poudarim, da časa ni možno upravljati. Če ste kdaj poskusili ustaviti ali pohitriti čas, razumete, o čem govorim. Kar lahko upravljamo, je naše delovanje.

1. KORAK: zajem

V koraku zajamemo vse, v zvezi s čimer želimo ali moramo nekaj storiti. Zajem izvedemo s pomočjo zajemnih orodij (ki so lahko tako enostavna kot papir in svinčnik ali tako kompleksna, kot je digitalna aplikacija ali več njih – čisto odvisno od želja in izbire).

2. KORAK: razjasnitev

Kaj natanko razjasnimo? O vsaki od zajetih zadev razmislimo in se odločimo, kaj želimo v zvezi z njo doseči. Ugotovimo torej, kaj je želeni rezultat v zvezi z neko »odprto zadevo« in kaj je prvi konkretni korak, ki nas bo pripeljal bližje k uresničitvi želenega rezultata.

3. KORAK: organiziranje

Rezultate razjasnitve (prvi naslednji korak in želeni izid) zapišete/natipkate na ustrezno mesto (seznam, koledar) svojega zanesljivega sistema GTD. Temu koraku GTD pravimo organiziranje. Da je mesto res ustrezno (torej, da zapis najdemo tam in takrat, ko ga potrebujemo), si posamezniki uredijo tak nabor seznamov, ki ustreza njihovim vsebinam in načinu življenja.

4. KORAK: pregled

Ko se dela dejansko lotevamo, zgolj pogledamo na ustrezni seznam, ki je relevanten za okoliščine, v katerih smo (»v pisarni«, »doma« …). Sproti dnevno pregledujemo koledar in sezname opravil in se odločamo, kaj je v danem trenutku najbolj smiselna naslednja aktivnost. Dodatni uvid v vse naše delo pa nam omogoča t. i. tedenski pregled. Tedenski pregled je dobre pol ure na teden, ki jih namenimo pregledu celotne slike naših zavez in obveznosti ter se odločamo o naslednjih aktivnostih in morebitnih večjih spremembah.

5. KORAK: delovanje

Le ob prehojenih prvih štirih korakih je peti korak – delovanje – lahko takšen, da imate večino časa občutek, da delate na najbolj prioritetni zadevi, ki jo v danem kontekstu, razpoložljivem času in glede na energijo, s katero razpolagate, lahko kvalitetno izvedete. Na to nalogo se potem lahko tudi zares dobro osredotočite, saj veste, da delate na najbolj smiselni zadevi tega kraja in trenutka in vas ne skrbi, da ste na kaj pozabili. V praksi je to videti tako, da se v nekih konkretnih okoliščinah (pisarna, doma, na poti …) sproti odločate, česa se je najbolj smiselno lotiti glede na to, kje ste. Prav tam lahko namreč opravite le omejen nabor opravil iz celote vseh nedokončanih obveznosti. Tako je prvi kriterij pri odločanju o tem, česa se boste (lahko) lotili, kontekst (okolje, okoliščine).


Na prvi pogled je videti, kot da metoda GTD pomeni le veliko dodatnega dela. Vsake toliko udeleženci na delavnici v prvih odzivih na metodo komentirajo: »Ob vseh nalogah, ki jih moram opraviti, bom sedaj moral-a pred tem opraviti še štiri dodatne korake!« Ali pa: »Saj tako ali tako vem, da moram vse to postoriti, zakaj bi si to dajal-a še na sezname?«.


Priznam: tudi sama sem ob prvem branju knjige imela podobne pomisleke. Metodo sem morala preizkusiti in v praksi preveriti, da sem izkustveno prišla do zaključka, da ta pristop k delu zares dodaja vrednost in prihrani čas ter prinaša ter ohranja umirjenost. Ves čas, ki ga namenite za »pripravo« dela, je več kot povrnjen, ko v stresnih situacijah veliko bolj prožno zaznate, kaj je najbolj smiselno opravilo danega trenutka.


Metoda ne pomeni nepotrebnega dodatnega dela, ampak nam pomaga, da vzpostavimo pogoje, da smo pri delu bolj umirjeni, osredotočeni in prožni:

  • Ne skrbimo, ne pozabljamo in ne zamujamo.
  • Bolj produktivno in prožno se odzivamo na nepredvidljive situacije.
  • Več nepredvidljivih situacij zaznamo kot priložnosti in ne kot motnjo.
  • Delo opravljamo bolje in z več veselja, saj naloge izbiramo tudi po kriteriju razpoloženja.
  • Imamo boljšo sliko o celoti in občutek miru, da delamo na ravno pravi zadevi nekega trenutka.

GTD vam torej prinaša svobodo in prožnost za sprejemanje zares informiranih odločitev o tem, česa se je v danih okoliščinah najbolj smiselno lotiti (upoštevajoč tudi razpoložljivi čas, energijo, s katero razpolagate in glede na vse znane prioritete). Ker se določenega dela lotevate na ta način, je delo običajno opravljeno bolj kvalitetno in ob delu čutite več veselja in motivacije.


Če in ko kar pokate od energije in motivacije, se z lahkoto lotite težjih in bolj zahtevnih opravil, če in ko ste nekoliko manj opremljeni z motivacijo, se lotite kakšne manj zahtevne, rutinske in morda tudi rahlo zabavne aktivnosti ali pa se raje odločite za predah in počitek, da boste lahko z delom nadaljevali bolj kvalitetno.

Šele ko imamo vzpostavljeno neko stopnjo nadzora, smo lahko fleksibilni

Ko začnem razlagati, da je predpogoj za svobodo vsaj neka stopnja nadzora (torej zunanji, zanesljiv sistem zavez, ki ga redno vzdržujemo), ki nam sploh omogoči pregled nad celotnim naborom naših možnosti, mnogi ugovarjajo. Ugovor se glasi nekako tako: »Svoboda je, da lahko izbereš karkoli, ne da bi pred tem moral sistematično zbirati in urejati nabor in vsebine vseh možnosti!« Ja, to je možen pogled in način dela: zaupati, da se bomo znali prav odločiti na podlagi intuicije ali zadnjih informacij, ki jih imamo o tem, kaj je zdaj res pomembno in nujno. Zelo velika verjetnost je, da boste pri intuitivnem izbiranju, česa se v danem trenutku lotiti, padli v past in izbirali le med opravili, ki so se zadnja pojavila (npr. elektronska pošta, ki je pravkar padla v nabiralnik) ali pa, da bodo na vas (bolj kot bi bilo smiselno) vplivali drugi in vam dajali (svoje) »nujne, pomembne naloge«. Slednje včasih res so nujne in pomembne, a da ste to bolje sposobni videti in oceniti, je dobro in nujno imeti pregled nad celotnim naborom (svojih) nalog …


Pregled nad celotno sliko in možnost izbire pomagata k občutku svobode. Ko se odločate za neko aktivnost, upoštevate vse možne aktivnosti, ki jih v nekem kontekstu (recimo pisarna, doma itd.) lahko izvajate in jih glede na razpoložljivi čas, energijo in pomembnost zadeve lahko kvalitetno izvedete. Tako ne boste le upali, da delate na pravi zadevi, ampak boste o tem precej dobro prepričani.


To, da razpolagate s celotno sliko, pa blagodejno vpliva tudi na nove, nepredvidene aktivnosti in naloge. Glede na to, da boste imeli uvid v celotni nabor vseh vaših zavez, obveznosti in nalog, ki jih lahko v danem kontekstu opravite, boste precej bolj prožni in odzivni pri ocenjevanju ali gre za motnjo, nujno zadevo ali celo za veliko priložnost, ki je bolj pomembna od vsega, kar je na vaših seznamih opravil. Kajti: da ste sploh sposobni prepoznati priložnosti, morate videti celotno sliko vseh svojih obveznosti in zavez.


Če dobro pomislimo, pri t. i. motnjah gre le za nove odprte zadeve, v zvezi s katerimi je potrebno sprejeti odločitev o želenem izidu in naslednjem koraku in oboje umestili oz. primerjati z vsemi drugimi, že zajetimi nalogami v vašem zanesljivem sistemu GTD.


Glede na to, da boste imeli uvid v celotni nabor vseh vaših zavez, obveznosti in nalog, ki jih lahko v danem kontekstu opravite, boste precej bolj prožni in odzivni pri ocenjevanju ali gre za motnjo, nujno zadevo ali celo za veliko priložnost, ki je bolj pomembna od vsega, kar je na vaših seznamih opravil.


Velika, če ne največja dodana vrednost pristopa GTD, je ravno ta »predpriprava« na delovanje (torej prvi štirje koraki). To nam namreč pomaga, da sploh imamo celovito in jasno sliko o vseh svojih zavezah in obveznostih zunaj svojega uma. Ko se metodo navadimo uporabljati kar »spotoma« – v drugem koraku – že sprejmemo odločitve o tem, kaj (če sploh kaj) bomo v zvezi z vsako od zadev naredili. Tako o odprtih zadevah in obveznostih ne »skrbimo«, saj so vse že zajete, razjasnjene in varno pospravljene ali organizirane v koledarju in na seznamih.


Sčasoma si vse bolj zaupamo, da lahko s pomočjo metode GTD in sistema GTD vse postorimo ob najbolj primernem času, zanesljivo in pravočasno ali pa se pravočasno dogovorimo o novih rokih. Zato smo bolj mirni in zadeve opravimo mnogo bolj zanesljivo in z bistveno manj stresa in zaskrbljenosti.


Čas, ki ga namenite za »pripravo« dela, je več kot povrnjen, ko v stresnih situacijah veliko bolj prožno zaznate, kaj je najbolj smiselno opravilo danega trenutka.

Kaj nas pri prezaposlenosti in poplavi informacij v resnici spravlja v stres?

Če dobro pomislimo, nas je strah, da bomo prelomili dano zavezo (sebi ali drugim). Ta skrb, strah, izhaja iz zavedanja, da je možno, da bomo ob poplavi vsega, kakšno od zadev pozabili, ali pa jo bomo začeli prepozno izvajati. Dodatno nas spravlja v stres tudi strah, da bomo kakšno od informacij, ki je lahko dobra priložnost, ali pa lahko predstavlja ključno informacijo pri izvedbi kakšne od že znanih zadev, preprosto spregledali.


Nestresna produktivnost je torej odsotnost vseh navedenih strahov. Produktivni smo, ko smo na najbolj pravi način vpleteni v svoje življenje in delo. Ko imamo občutek, da delamo ravno pravo stvar v pravem trenutku. Produktivni smo lahko v službi in tudi doma. In produktivnost je kvalitetna in pravočasna izvedba službene naloge in tudi kvaliteten in prijeten pogovor z otrokom ali prijatelji.


Želimo biti produktivni v službi, a biti tudi dobri, produktivni starši, partnerji in prijatelji. Delati in živeti želimo produktivno. Tako je ključno, da gledamo celoto svojega službenega in zasebnega življenja in ne »urejamo« le službe. Želim vam čim več nestresne produktivnosti!


Želim se prijaviti na delavnico Gremo to dokončat!

Želite biti redno obveščeni o naših izobraževalnih dogodkih?

Prijavite se na naše e-novice